Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Byråsekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en strukturert og serviceinnstilt kontorsekretær til vårt team. Som kontorsekretær vil du være en sentral ressurs i den daglige driften av kontoret, og bidra til at arbeidsflyten går smidig og effektivt. Du vil håndtere en rekke administrative oppgaver, inkludert dokumenthåndtering, møteorganisering, korrespondanse, og arkivering. Stillingen krever gode samarbeidsevner, høy grad av nøyaktighet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Kontorsekretæren fungerer ofte som bindeledd mellom ledelse, ansatte og eksterne samarbeidspartnere, og det er derfor viktig med gode kommunikasjonsevner både muntlig og skriftlig. Du vil også være ansvarlig for å oppdatere interne systemer, følge opp innkommende henvendelser, og bidra til å forbedre rutiner og prosesser. Erfaring fra offentlig forvaltning eller lignende administrative roller er en fordel, men ikke et krav. Vi tilbyr et inkluderende arbeidsmiljø, gode utviklingsmuligheter og varierte arbeidsoppgaver. Dersom du trives med å jobbe strukturert, har et øye for detaljer og ønsker å bidra til et velfungerende kontor, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere innkommende og utgående post og e-post
- Organisere og forberede møter og arrangementer
- Føre og oppdatere dokumentasjon og arkiver
- Bistå med utarbeidelse av rapporter og presentasjoner
- Betjene sentralbord og ta imot besøkende
- Følge opp interne og eksterne henvendelser
- Oppdatere og vedlikeholde interne systemer
- Støtte ledelse og kollegaer med administrative oppgaver
- Bidra til forbedring av rutiner og prosesser
- Sikre konfidensiell behandling av sensitive opplysninger
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller kontorfag
- Erfaring fra lignende stilling er en fordel
- Gode IT-kunnskaper, spesielt i MS Office
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Gode kommunikasjonsevner, både muntlig og skriftlig
- Serviceinnstilt og løsningsorientert
- Nøyaktig og pålitelig
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Gode samarbeidsevner
- Diskresjon og integritet
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvorfor ønsker du å jobbe som kontorsekretær?
- Hvilken erfaring har du med administrative oppgaver?
- Hvordan håndterer du stressende situasjoner?
- Kan du gi eksempler på hvordan du har forbedret rutiner tidligere?
- Hvilke IT-verktøy har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i arbeidet ditt?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når det er mye å gjøre?
- Har du erfaring fra offentlig sektor?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
